So arbeitet VAF in einer Arztpraxis
VAF entwirft Antworten auf Patientenmails, Arztbrief-Gerüste und Befundlisten, das Team prüft jeden Entwurf, und Diagnosen bleiben ärztliche Aufgabe.
Dieses Beispiel zeigt, wie eine Arztpraxis VAF in der Verwaltung einsetzen kann. Es geht um keine bestimmte Praxis, sondern um Abläufe, wie sie in deutschen Praxen üblich sind. VAF übernimmt Schreibarbeit rund um Postfach, Arztbriefe, Befundeingang und Abrechnung. Jeden Entwurf prüft ein Mensch, bevor er weitergeht, und Diagnose und Therapie liegen weiter bei Ärztin oder Arzt.
Die Ausgangslage
Am Empfang einer Arztpraxis laufen viele Aufgaben zusammen. Medizinische Fachangestellte, kurz MFA, nehmen Anrufe an, vergeben Termine, lesen Versichertenkarten ein und beantworten Mails. Zwischendurch assistieren sie, etwa bei Blutentnahmen, und bereiten Rezepte und Überweisungen vor, die die Ärztin oder der Arzt prüft und signiert. Ist das Telefon besetzt, verweisen manche Praxen auf die E-Mail. So landen mehr Anliegen im Postfach.
Dazu kommt der Takt des Quartals. Zum Quartalswechsel bleiben je nach Kassenärztlicher Vereinigung (KV) etwa zehn Tage für die Abrechnung. Zur selben Zeit werden am Empfang die Versichertenkarten für das neue Quartal eingelesen. Nach Angaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) kostet Bürokratie eine Praxis rund 61 Tage im Jahr. Personal ist knapp. In einer Umfrage der KV Berlin aus dem Jahr 2023 sagten 87 Prozent der befragten Praxen, die Suche nach MFA sei schwerer geworden.
Was VAF vorbereitet
In diesem Beispiel arbeitet VAF dort, wo Text entsteht, den danach jemand prüft. Jede Aufgabe endet mit einem Entwurf oder einer Liste.
- Eingehende Mails sortiert VAF nach Anliegen, etwa Termin, Rezept, Befundfrage oder Verwaltung. Antworten entwirft VAF nur zu Nichtmedizinischem wie Öffnungszeiten oder fehlenden Unterlagen. Schildert jemand Beschwerden, geht die Mail ohne Einschätzung an das Team.
- Auf Terminanfragen schlägt der Antwortentwurf freie Zeiten passend zur Terminart vor, sofern die Praxis ihren Kalender bei Google oder Microsoft führt. Wie dringend ein Termin ist, legt die Praxis fest.
- Für einen Arztbrief legt VAF ein Gerüst an. Stammdaten, Anlass und vorhandene Befunde übernimmt VAF wörtlich, Beurteilung und Procedere bleiben leer. Das Gerüst ist eine neue Word-Datei im Aufbau der Praxisvorlage, Briefkopf und Layout ergänzt das Team.
- Eingescannte Befunde aus Post und Fax listet VAF mit Absender, Datum, Patientenname und Dokumentart auf, jeweils mit dem Ablageort des Originals. Die Liste folgt der Reihenfolge des Eingangs.
- Vor der Quartalsabrechnung gleicht VAF Dokumentation und Abrechnungsziffern nach einer Checkliste der Praxis ab. Lücken meldet VAF, bevor das Prüfmodul im Praxisverwaltungssystem läuft.
- Für das Qualitätsmanagement entwirft VAF Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen, etwa zur IT-Sicherheit.
Eine direkte Anbindung an das Praxisverwaltungssystem hat VAF nicht. Daten daraus kommen als Export in einen Ordner auf dem Rechner, auf dem VAF läuft, sofern das System einen solchen Export anbietet. Eine CSV-Datei liest VAF dort vollständig, ein Excel-Blatt nur bis zur 50. Zeile. Anhänge von Mails liest VAF nicht. Ein Befund, der per Mail eintrifft, wird deshalb zuerst im Ordner gespeichert.
Wie das Team freigibt
Antworten per Mail bleiben bei VAF in der Grundeinstellung Entwürfe, bis eine Person sie freigibt. So ist es auch in diesem Beispiel eingestellt. Eine MFA liest den Entwurf, ändert ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. Erst dann geht die Mail hinaus.
Wer was freigibt, bestimmt die Praxis. Antworten zu Terminen und Unterlagen gibt eine MFA frei. Briefgerüste gehen an die Ärztin oder den Arzt, die Befundliste an das Team, das sie abarbeitet. Die Hinweise vor der Abrechnung erhält die Praxismanagerin, und über die Ziffern entscheidet die Ärztin oder der Arzt.
Geprüft wird am Original. Das Briefgerüst übernimmt Befunde wörtlich, und die Befundliste nennt zu jedem Eintrag den Ablageort. So lässt sich jede Angabe schnell nachschlagen.
Was beim Menschen bleibt
Nach Auffassung der KBV trifft KI keine Entscheidungen, und die Verantwortung bleibt bei der Ärztin oder dem Arzt. Patientinnen und Patienten sollen über den Einsatz von KI informiert werden. Das Beispiel folgt dieser Linie, und einige Aufgaben gibt die Praxis bewusst nicht an VAF ab.
- Diagnose, Therapie und Auskünfte zu Medikamenten bleiben ärztliche Aufgabe.
- Wie dringend ein Anliegen ist, entscheidet das Team. VAF stuft keine Anfragen nach Symptomen ein und hebt keine Befunde als auffällig hervor.
- eRezept, eAU und eArztbrief signiert die Ärztin oder der Arzt wie bisher mit dem elektronischen Heilberufsausweis. VAF signiert nichts.
Warum lokal
In diesem Beispiel läuft VAF auf einem Rechner in der Praxis, und auch das Sprachmodell wird dort ausgeführt. Was VAF für eine Aufgabe an das Modell gibt, geht damit nicht an einen Modellanbieter im Internet. Bei Patientendaten spricht das für den lokalen Betrieb, denn so bekommen weniger Beteiligte die Daten zu sehen.
Eine Garantie ist das nicht, und an den Pflichten der Praxis ändert sich dadurch nichts. Schweigepflicht, Datenschutz und die IT-Sicherheitsrichtlinie für Praxen gelten unverändert. Die Mails liegen weiterhin auf dem Mailserver, den die Praxis nutzt, und wer den Rechner aus der Ferne wartet, kann Einblick in Daten erhalten. Welche Vorkehrungen nötig sind, klärt die Praxis mit der Person, die bei ihr für den Datenschutz zuständig ist.
Welche Aufgaben sich eignen, hängt vom Ablauf der einzelnen Praxis ab. Im Blueprint planen Sie unverbindlich, welche Aufgaben VAF in Ihrer Praxis übernimmt, woher die Daten kommen und was Ihr Team freigibt.