So arbeitet VAF in einem Handwerksbetrieb
Im Beispiel einer Tischlerei entwirft VAF Antworten, Angebote und Zahlungserinnerungen, die Meister oder Büro vor dem Versand freigeben.
Ein Handwerksbetrieb verdient sein Geld auf der Baustelle, doch jeder Auftrag beginnt und endet im Büro. Dort werden Anfragen beantwortet, Angebote geschrieben, Stunden erfasst und offene Rechnungen nachgehalten. Das folgende Beispiel beschreibt keinen bestimmten Betrieb, sondern zeigt, wie eine Tischlerei, ein Elektrobetrieb oder ein Betrieb für Sanitär, Heizung und Klima mit VAF arbeiten könnte. VAF bereitet Entwürfe vor, das Team prüft und gibt frei.
Die Ausgangslage
Nach Zahlen des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) aus dem Jahr 2025 gibt es in Deutschland rund 1,04 Millionen Handwerksbetriebe mit etwa 6,2 Millionen Beschäftigten. Im Schnitt sind das etwa sechs Personen pro Betrieb. Meist verkauft, kalkuliert und plant der Inhaber, oft selbst Meister, und arbeitet auf der Baustelle mit. Das Büro führt häufig eine Bürokraft in Teilzeit.
Auf die Anfrage folgen Besichtigung und Aufmaß, dann Angebot und Bestellung beim Großhandel. Während der Arbeit entstehen Fotos, Stundenzettel und Einträge im Bautagebuch, am Ende stehen Rechnung und, wenn nötig, eine Mahnung. Vieles davon ist Schreibarbeit. Nach einer Umfrage des ZDH aus dem Jahr 2023 melden 74 Prozent der Betriebe, dass der Aufwand für Bürokratie steigt.
Was VAF vorbereitet
VAF arbeitet mit dem Postfach, den Ordnern und den Vorlagen des Betriebs. Im Beispiel übernimmt VAF die folgenden Aufgaben, und jede endet in einem Entwurf, den ein Mensch prüft.
- VAF liest und sortiert neue Anfragen im Postfach und entwirft zu jeder eine Antwort, die nach fehlenden Angaben wie Maßen, Fotos oder der Adresse fragt. Anhänge liest VAF nicht, Pläne und andere Unterlagen legt das Büro deshalb in einen Ordner. Telefonische Anfragen bleiben beim Büro.
- Aus den eigenen Vorlagen und Leistungstexten entwirft VAF ein Angebot als Word-Dokument, dazu eine Materialliste mit Preisen aus den Listen der Großhändler. Die Gliederung übernimmt VAF aus der Vorlage, schreibt das Dokument aber neu. Briefkopf und Layout ergänzt das Büro.
- Liegt das Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung als PDF vor, fasst VAF Gewerk, Ort, Fristen und Umfang zusammen. Ob der Betrieb ein Angebot abgibt, entscheidet der Inhaber.
- Aus Notizen und Stunden, die das Team in einem gemeinsamen Ordner ablegt, entwirft VAF den Eintrag für das Bautagebuch.
- Aus Aufmaß und Stundenzetteln stellt VAF zusammen, was abzurechnen ist, die Rechnung stellt das Büro selbst aus. Aus der exportierten Liste offener Rechnungen ermittelt VAF die überfälligen und entwirft Zahlungserinnerungen.
Mit Handwerkersoftware und Buchhaltung ist VAF nicht direkt verbunden. Preislisten, offene Posten und andere Daten kommen als Export in einen Ordner auf dem Rechner, auf dem VAF läuft. Eine Excel-Tabelle liest VAF nur bis Zeile 50, eine CSV-Datei in diesem Ordner dagegen vollständig. Längere Listen exportiert das Büro deshalb als CSV.
Wie das Team freigibt
Antworten, Angebote und Zahlungserinnerungen gehen erst an Kunden, wenn eine Person im Betrieb den Entwurf freigegeben hat. Im Beispiel prüft das Büro die Antworten und Zahlungserinnerungen, der Meister die Mengen und Preise im Angebot, denn er hat die Baustelle gesehen und kalkuliert. Den Eintrag im Bautagebuch bestätigt der Monteur, der vor Ort war, noch am selben Tag.
VAF arbeitet, wenn jemand im Chat danach fragt, und nach Zeitplan. Ergebnisse geplanter Läufe, etwa die wöchentliche Liste überfälliger Rechnungen, erscheinen in der Weboberfläche von VAF und auf Wunsch im Messenger. Weil ein Sprachmodell sich irren kann, gleicht im Beispiel immer ein Mensch Mengen, Stunden und Preise mit den Unterlagen ab, bevor ein Entwurf gilt.
Was beim Menschen bleibt
Manche Entscheidungen gehören in keinen Entwurf und bleiben im Beispiel ausdrücklich beim Team.
- Technische und sicherheitsrelevante Entscheidungen trifft die Fachkraft, etwa zur Dimensionierung einer Heizung, zu Arbeiten an Gas- und Elektroanlagen oder zum Brandschutz.
- Ob der Betrieb Bedenken gegen eine geplante Ausführung anmeldet, entscheidet der Meister.
- Ob eine Anlage einer Norm entspricht, beurteilt nicht VAF. Messungen und Prüfprotokolle bewertet die Person, die geprüft hat.
- Eine verbindliche Auskunft zu Rechtsfragen, etwa zur Gewährleistung oder zum Zahlungsverzug, ersetzt VAF nicht.
- Stunden, Mengen und Einträge im Bautagebuch stammen aus den Unterlagen des Teams. Was dort nicht steht, gehört nicht in den Entwurf.
Warum lokal
Nach einer Umfrage des Bitkom aus dem Jahr 2025 setzen 4 Prozent der befragten Handwerksbetriebe KI ein, und 96 Prozent nennen IT-Sicherheit und Datenschutz als Hemmnis.
VAF läuft auf einem Rechner im Betrieb, etwa einem PC oder Server im Büro. Läuft auch das Sprachmodell dort lokal, werden Anfragen, Angebotsentwürfe und Notizen auf diesem Rechner verarbeitet und nicht an einen Modellanbieter geschickt. So bekommen weniger Stellen die Daten der Kunden zu sehen. Eine Garantie für den Datenschutz ist das nicht. Das Postfach liegt weiter beim E-Mail-Anbieter, und was mit welchen Daten geschehen darf, prüft der Betrieb selbst.
Welches Modell lokal läuft, hängt vom Rechner ab. Reicht die Hardware nicht aus, lässt sich ein Modell über eine API anbinden, etwa die Veyllo API. Dann gehen die Inhalte für jede Antwort an diesen Anbieter.
Ob dieses Beispiel zu Ihrem Betrieb passt, zeigt sich an Ihren eigenen Abläufen. Im Blueprint planen Sie unverbindlich, welche Aufgaben VAF übernimmt, woher die Daten kommen und wer in Ihrem Team freigibt.