So arbeitet VAF in einer Steuerkanzlei
VAF übernimmt die Vorarbeit bei Belegen, Kontoabgleich und Rückfragen an Mandanten, während Prüfung, Freigabe und Übermittlung bei Ihrem Team bleiben.
Dieses Beispiel zeigt, wie eine Steuerkanzlei mit VAF arbeiten kann. Gemeint sind typische Abläufe in einem Büro mit drei bis dreißig Beschäftigten, keine bestimmte Kanzlei. VAF bereitet vor, eine Fachkraft prüft und gibt frei. Was die Kanzlei verlässt, verantwortet weiterhin der Steuerberater.
Die Ausgangslage
Steuerfachangestellte buchen, rechnen Löhne ab und bereiten Voranmeldungen, Erklärungen und Abschlüsse vor. Dabei folgt die Arbeit festen Fristen. So sind Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen jeweils zum Zehnten eines Monats fällig.
Zugleich fehlen Fachkräfte. Laut STAX 2024, einer Befragung im Auftrag der Bundessteuerberaterkammer (BStBK), hatten in den zwei Jahren zuvor 32 Prozent der Einzelkanzleien und 75,7 Prozent der Berufsausübungsgesellschaften offene Stellen für Steuerfachangestellte. Nur 23,2 Prozent der Kanzleien, die Personal suchten, konnten alle Stellen besetzen, bei der vorigen Erhebung waren es noch mehr als die Hälfte.
VAF setzt bei der Vorarbeit an, nicht bei der Beratung, und ersetzt keine Fachkraft.
Was VAF vorbereitet
Die BStBK nennt in ihren FAQ zu KI selbst Aufgaben wie Belegerkennung, E-Mail-Entwürfe und Zusammenfassungen von Verwaltungsschreiben. In diesem Beispiel übernimmt VAF fünf solcher Vorarbeiten.
- VAF liest neue Belege aus dem Eingangsordner und legt eine Liste mit Mandant, Zeitraum und Belegart je Beleg an. Mögliche Dubletten und Rechnungen, denen nach den Regeln der Kanzlei Angaben fehlen, markiert VAF gesondert.
- Für den Kontoabgleich liest VAF die Kontoumsätze aus einem CSV-Export und listet die Zahlungen ohne Beleg auf.
- Aus dieser Liste entwirft VAF E-Mails an Mandanten, die fehlende Belege nachfordern oder unklare Zahlungen erfragen.
- VAF listet die Fristen aus Bescheiden und Schreiben im Ordner mit Datum und Fundstelle auf und schlägt bei Bescheiden das Ende der Einspruchsfrist vor.
- VAF fasst Rundschreiben der Kammer, Verbandsinformationen und BMF-Schreiben aus dem Ordner mit Quellenangabe zusammen.
Das Kontieren gehört nicht dazu, dafür bleiben Ihr Team und Ihre Kanzleisoftware zuständig. An diese Software ist VAF nicht angebunden. Listen aus der Kanzleisoftware, etwa die Kontoumsätze, kommen als CSV-Export in einen Ordner auf dem Rechner, auf dem VAF läuft, denn eine Excel-Tabelle liest VAF nur bis zur 50. Zeile, eine CSV-Datei dagegen vollständig. Anhänge liest VAF nicht direkt aus dem Postfach, deshalb speichert Ihr Team Belege und Bescheide aus E-Mails zuerst im Ordner. Papierbelege werden eingescannt und mit Texterkennung gelesen.
Wie das Team freigibt
In diesem Beispiel arbeitet VAF nach Zeitplan. Neue Dokumente im Eingangsordner werden jeden Morgen gelesen, die Kontoumsätze einmal pro Woche abgeglichen. Jede Fachkraft hat ein eigenes Konto und kann VAF zusätzlich im Chat beauftragen. Die Ergebnisse liegen in der Weboberfläche von VAF bereit.
Jede Liste prüft eine Fachkraft am Original. Eine Frist kommt erst ins Fristenkontrollbuch, wenn das Datum im Bescheid nachgesehen ist, denn schon ein falsch gelesenes Datum verschiebt das Fristende.
E-Mails an Mandanten bleiben Entwürfe, bis eine Fachkraft sie geprüft und freigegeben hat. Längere Schreiben, etwa die Anforderung fehlender Unterlagen zum Jahresabschluss, entwirft VAF als Word-Datei. VAF folgt dabei dem Aufbau Ihrer Vorlage, legt aber eine neue Datei an. Briefkopf und Formatierung überträgt Ihr Team in die eigene Vorlage.
Nach den FAQ der BStBK muss der Steuerberater KI-Ergebnisse abschließend prüfen, weil KI mitunter Antworten liefert, die glaubhaft wirken und trotzdem falsch sind.
Was beim Menschen bleibt
Einige Aufgaben übernimmt VAF in diesem Aufbau bewusst nicht.
- VAF übermittelt nichts und gibt nichts frei, weder Steuererklärungen noch Voranmeldungen oder Beitragsnachweise.
- VAF berät keine Mandanten. Verbindliche steuerliche Auskünfte geben die Berufsträger.
- VAF zeichnet nichts, stellt keine Bescheinigungen aus und legt keine Einsprüche ein.
- Die Fristenliste von VAF ergänzt das Fristenkontrollbuch, das die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs von Kanzleien verlangt, und ersetzt es nicht.
- Ob ein Ablauf den GoBD entspricht, hängt vom Verfahren der Kanzlei ab und nicht von einem einzelnen Programm, auch nicht von VAF.
Warum lokal
Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und das unbefugte Offenbaren von Mandantengeheimnissen ist nach § 203 StGB strafbar. Externe Dienstleister, auch für IT und KI, muss die Kanzlei nach § 62a StBerG unter anderem sorgfältig auswählen und per Vertrag in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten, bevor sie Zugang zu Mandantendaten erhalten.
Die BStBK schreibt in ihren FAQ, dass ohne Einwilligung des Mandanten grundsätzlich keine mandantenbezogenen Daten in öffentlich zugängliche KI-Dienste eingegeben werden dürfen. Ein lokal installierbares System unter Kontrolle der Kanzlei biete gegebenenfalls mehr Datenschutz, ein Cloud-Dienst nehme dafür Updates und Wartung ab.
Mit einem lokalen Modell kann VAF vollständig auf einem Rechner der Kanzlei laufen. Prompts, Dateien und das Gedächtnis bleiben dann im eigenen Netzwerk, und kein Modellanbieter sieht die Anfragen. Damit sind weniger Stellen an der Verarbeitung beteiligt. Ein IT-Dienstleister, der den Rechner wartet, kann trotzdem Zugriff haben, und ob der Einsatz im Einzelfall zulässig ist, prüft die Kanzlei selbst.
Gibt eine Kanzlei im Blueprint an, dass sie Daten unter Berufsgeheimnis verarbeitet, empfiehlt der Plan deshalb ein Sprachmodell auf dem eigenen Rechner. Reicht die Hardware dafür nicht, lässt sich ein Modell über eine API anbinden. Prompts und Inhalte gehen dann an diesen Anbieter, und für ihn gilt dasselbe wie für jeden externen Dienstleister.
Welche dieser Aufgaben zu Ihrer Kanzlei passen, woher VAF die Daten bekommt und was Ihr Team freigibt, planen Sie unverbindlich im Blueprint.