So arbeitet VAF in einer Anwaltskanzlei
Für Mandate entwirft VAF Fristvorschläge, Aktenzusammenfassungen und Standardschreiben, und jeder Entwurf wartet auf die Prüfung durch einen Menschen.
Dieser Beitrag zeigt an einem Beispiel, wie eine kleine Anwaltskanzlei mit VAF arbeiten kann. VAF läuft hier samt Sprachmodell auf einem Rechner in der Kanzlei, liest die Unterlagen, die das Team bereitlegt, und bereitet Entwürfe vor. Prüfen, Freigeben, Unterschreiben und Versenden bleiben Sache der Menschen, die dafür einstehen.
Die Ausgangslage
In einer kleinen Kanzlei teilen sich wenige Menschen viel Arbeit. Anwältinnen und Anwälte führen die Mandate und verantworten Schriftsätze und Fristen persönlich. Rechtsanwaltsfachangestellte, kurz ReFa, nehmen die Post an, legen Akten an, notieren Fristen und erstellen Kostenrechnungen. Post kommt per Brief, per E-Mail oder über das besondere elektronische Anwaltspostfach, kurz beA, das dem Verkehr mit den Gerichten dient. Jeder Eingang muss einer Akte zugeordnet und auf Fristen durchgesehen werden.
Akte, Fristenkalender, Kollisionsprüfung und Abrechnung führen viele Kanzleien in einer Kanzleisoftware. Bei einer Umfrage des Bayerischen AnwaltVerbands aus dem Jahr 2024, deren 558 Teilnehmende überwiegend aus Kanzleien mit höchstens zehn Mitarbeitern kamen, nutzten 78 Prozent eine solche Software. Von den 349, die Fragen zu Zielen und Hürden beim KI-Einsatz beantworteten, nannten 96 Prozent Zeitersparnis und 34 Prozent den Ausgleich des Fachkräftemangels als Ziel. Als Herausforderung sahen 73 Prozent rechtliche Unsicherheiten und 69 Prozent den Datenschutz.
VAF ersetzt in diesem Beispiel weder die Kanzleisoftware noch einen Menschen, sondern übernimmt die Vorarbeit vor der Prüfung.
Was VAF vorbereitet
VAF liest Dateien aus Ordnern, die das Team festlegt, darunter Word-Dokumente und PDF-Dateien, auch eingescannte. Mit dem beA und der Kanzleisoftware ist VAF nicht verbunden, und Anhänge von E-Mails liest VAF nicht. Eine beA-Nachricht, ein eingescannter Brief oder ein Anhang wird deshalb zuerst als Datei im Ordner gespeichert. Für die Zuordnung zur Akte legt das Team eine Aktenliste aus der Kanzleisoftware als CSV-Datei auf dem Rechner ab. Eine CSV-Datei liest VAF vollständig, eine Excel-Tabelle nur bis zur 50. Zeile.
Aus diesen Unterlagen bereitet VAF zum Beispiel diese Entwürfe vor.
- Für jeden Eingang schlägt VAF die passende Akte vor, fasst das Schreiben kurz zusammen und markiert Stellen, die eine Frist auslösen können.
- Zu einem solchen Schreiben entsteht ein Fristvorschlag mit Zustelldatum, Frist und Vorfrist, dazu die Stelle im Dokument, auf die er sich stützt.
- Aus den Unterlagen einer Akte entsteht eine Zusammenfassung mit Chronologie, Beteiligten und offenen Punkten.
- Einen Vertrag prüft VAF in einer ersten Runde gegen die Checkliste der Kanzlei und nennt Abweichungen mit Fundstelle sowie fehlende Klauseln.
- Auf E-Mails von Mandanten entwirft VAF Antworten, etwa eine kurze Sachstandsmitteilung. Eingangsbestätigungen, Aufforderungsschreiben oder Anträge auf Fristverlängerung entstehen als Word-Datei nach dem Aufbau der Kanzleivorlage.
Diese Word-Datei legt VAF immer neu an. Die Vorlage selbst füllt VAF nicht aus, Briefkopf und Layout setzt deshalb das Team.
Wie das Team freigibt
Zusammenfassungen und Vorschläge stehen in der Weboberfläche von VAF, die das Team im Browser öffnet. Antworten auf E-Mails bleiben Entwürfe, bis eine Person sie freigibt.
Einen Fristvorschlag gleicht die ReFa mit dem Original ab und trägt Frist und Vorfrist selbst in den Fristenkalender der Kanzleisoftware ein. Mit diesem Kalender ist VAF nicht verbunden. Eine Frist eintragen, streichen oder als erledigt markieren kann in diesem Beispiel nur ein Mensch.
Word-Entwürfe werden wie jedes andere Dokument überarbeitet, bevor sie auf den Briefbogen kommen. Signatur, Versand über das beA und das elektronische Empfangsbekenntnis bleiben bei der Anwältin oder dem Anwalt.
Was beim Menschen bleibt
Die Bundesrechtsanwaltskammer schreibt in ihren Hinweisen zum KI-Einsatz vom Dezember 2024, dass KI die anwaltliche Arbeit unterstützen und nicht ersetzen soll. Die Ergebnisse prüft danach die Anwältin oder der Anwalt in eigener Verantwortung. Im Beispiel bleiben deshalb diese Aufgaben beim Team.
- Ob ein Eingang eine Frist auslöst, entscheidet ein Mensch, auch wenn VAF keine Stelle markiert hat.
- Jede Frist wird von einem Menschen eingetragen und kontrolliert. Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs braucht auch ein elektronischer Fristenkalender eine Kontrolle, die bewährte Software nicht ersetzt.
- Jede Fundstelle in einem Entwurf wird im Original geprüft. Das Amtsgericht Köln und das Kammergericht haben ungeprüfte KI-Zitate bereits gerügt.
- Rechtlichen Rat geben Anwältinnen und Anwälte, nicht VAF, und ohne Freigabe verlässt kein Schreiben die Kanzlei.
Warum lokal
Die Verschwiegenheitspflicht umfasst laut den Hinweisen der Kammer alles aus einem Mandat, auch den Namen des Mandanten. Für Sprachmodelle rät die Kammer, Dokumente vor dem Hochladen möglichst zu anonymisieren. Namen und Anschriften zu entfernen, reicht danach regelmäßig nicht, wenn sich das Mandat aus dem Zusammenhang ergibt.
In diesem Beispiel läuft das Sprachmodell deshalb lokal auf dem Rechner in der Kanzlei. Für die Arbeit an den Akten ist dann kein KI-Anbieter außerhalb der Kanzlei beteiligt, und weniger Personen bekommen Mandatsinhalte zu sehen. Sucht VAF im Web, gehen die Suchanfragen trotzdem ins Internet, und ein Dienstleister, der den Rechner aus der Ferne wartet, hat wieder Zugang. Bei der genannten Umfrage nutzten 55 Prozent der Teilnehmenden ohnehin keine Cloud-Software.
Lokaler Betrieb ist damit ein Vorteil, aber keine Garantie. Ob der Einsatz zu Berufsrecht und Datenschutz passt, prüft die Kanzlei selbst, und die Endkontrolle bleibt bei der Anwältin oder dem Anwalt.
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